Украина постепенно отказывается от обязательных бумажных трудовых книжек – документы, подтверждающие трудовой и страховой стаж, оцифровывают. Окончательно переход должен завершиться к 2026 году, что уменьшит бумажный документооборот и упростит учет трудовой деятельности для начисления пенсии, пишет OBOZ.UA.
Электронная трудовая книжка является цифровым аналогом бумажной трудовой книжки. Они официально действуют в Украине с 10 июня 2021 года, позволяя работникам никогда проверить свой страховой стаж, в течение которого они платили страховые взносы в Пенсионный фонд (до 2004 года этот стаж назывался «трудовой»), а также узнать данные о принятии, переводе, увольнении с работы.
Зачем нужны электронные трудовые книжки
- упрощает учет трудовой деятельности;
- уменьшает бумажный документооборот;
- защищает от потери или повреждения данных;
- в будущем может использоваться для автоматического выхода на пенсию.
Как Украина переходит на электронные трудовые книжки
Предусмотрено пять лет для плавного перехода на электронный учет трудовых отношений. Он проходит с 2021 по 2026 год. А с 2026 года бумажные книги станут необязательными, а к тому времени их рекомендуют хранить. При этом они не исчезают – закон позволяет вести обе версии параллельно. Оцифрованные данные постепенно вносятся в Реестр застрахованных лиц.
Какие данные можно внести
К е-трудовой можно добавить все документы, подтверждающие страховой стаж. В частности, могут быть внесены:
- трудовая книжка (все заполненные страницы);
- документы о получении образования в дневной форме обучения;
- свидетельство о рождении ребенка (для женщин);
- военный документ;
- другие документы, подтверждающие периоды работы или страховой стаж.
Как подать скан-копии документов
Отсканированную трудовую книжку или другие документы, удостоверяющие страховой стаж, можно предоставить через персональный кабинет на вебпортале Пенсионного фонда. Это может сделать работник или работодатель:
- выбрать раздел «Коммуникации по ПФУ»;
- нажав на пункт «Сведения о трудовых отношениях».
Скан копии должны соответствовать определенным требованиям. А именно:
- должны быть цветными;
- четкие страницы в хронологическом порядке;
- видны все реквизиты документа, в том числе название документа, серийный номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца;
- формат изображения должен быть .jpg или .pdf;
- рекомендуемое разрешение при сканировании — 300 dpi
- размер каждого файла – не более 1 Мб.
Как проверить, трудовая ли книга уже оцифрована?
Электронные трудовые книжки доступны в личном кабинете портала электронных услуг Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Зайти в кабинет можно с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), системы электронной идентификации ID.GOV.UA или через Дия.Подпись.
- В дальнейшем нужно в левом боковом меню выбрать «Электронная трудовая книжка»
- Нажать кнопку «Данные ЭТК»
- Выбрать вкладку «Оцифрованная ЭТК»
Информацию о стаже до 2004 года следует предоставить в органы Пенсионного фонда Украины. Это можно сделать одним из способов:
- обратившись в один из сервисных центров ПФУ;
- скачать документы о стаже на портале ПФУ.